Eine typische Fehlerquelle, die in Beratungsprojekten zum Thema Delegation immer wieder auffällt, kann sich gerade bei Querschnittsaufgaben mit ggf. großem Aufgabengebiet wie dem Gefahrstoffschutz auswirken. Immer wieder weichen die schriftlichen Delegationen von der tatsächlichen Arbeitsverteilung ab: Wenn man aus den schriftlichen Delegationen ein Organigramm ableitet, sieht dieses anders aus als das "echte" Organigramm des Unternehmens. Dies bedeutet schlimmstenfalls, dass die Verantwortung anders verteilt ist als die Arbeit, und das ist kein wünschenswerter Zustand. Er kann nämlich dazu führen, dass Pflichten in manchen Unternehmensteilen nicht wahrgenommen werden, weil die auf dem Papier verpflichtete Person faktisch an ganz anderer Stelle arbeitet und einen anderen Aufgabenzusammenschnitt hat als von der Delegation unterstellt. Die Ursache dieses Problems ist meist, dass Unternehmen nicht statisch sind, sondern sich permanent verändern. Selbst wenn ein Delegationssystem zur Verteilung von Unternehmerpflichten ordentlich entwickelt und eingeführt wird, kann es deshalb nach einer Weile veraltet sein. Mitarbeiter verlassen das Unternehmen, neue treten ein, Positionen verändern sich, Abteilung und ganze Bereiche werden umstrukturiert. Solche Veränderungen müssen im Delegationssystem nachgefahren werden.

Das setzt aber einer gewissen Unternehmensgröße voraus, einen Hinweisprozess aufzusetzen - sonst kann es einem wie dem Unternehmen gehen, in welchem über einen längeren Zeitraum nicht auffiel, dass die bestellte Person zwischenzeitlich in Rente gegangen war und nur noch sporadisch auf Grundlage von Werkverträgen als Berater auftrat. Wenn man dieses Beispiel liest, mag man es kaum glauben, denn in der Theorie geht es um eine einfache Lösung. Der demografische Wandel kann aber an vielen Stellen in Unternehmen zu der Notwendigkeit führen, Fachwissen von ausscheidenden Mitarbeitern weiter zu nutzen. Gerade bei fachlich anspruchsvollen Tätigkeiten bietet es sich an, erfahrene Kräfte als externe Berater weiter einzusetzen. Wenn in einem solchen Szenario aber die Pflichtenübertragung nicht von der Fachabteilung geregelt wird, sondern zentral, müssen Einsatz und Delegation aufeinander abgestimmt werden.