FF&E im Hotel-Mietvertrag - Weniger Forderung nach FF&E-Rücklagenbildung ist oft mehr

Was ist FF&E und warum besteht aus Sicht der Vermieter Regelungsbedarf?

Im Zuge der Vertragsverhandlungen über den Abschluss eines Hotel-Mietvertrages werden Verhandlungspartner sowie deren Berater regelmäßig mit Regelungen konfrontiert, welche sich auf die Sicherung der Instandhaltungsverpflichtung des Mieters bezogen auf das FF&E beziehen.

Nach allgemeiner Begriffsbestimmung handelt es sich bei dem FF&E um:

  • Festes Inventar = Fixture
  • Hotelspezifisches Mobiliar (Möbel/Einrichtung) = Furniture
  • Sonstige Ausstattungsgegenstände = Equipment.

Eine Vielzahl von Vermietern, die auf die Vermietung von Hotel-Immobilien spezialisiert sind, vertreten die Auffassung, dass eine Verpflichtung des Mieters zur Rücklagenbildung für FF&E-Investitionen im Hotel-Mietvertrag unverzichtbare Voraussetzung des Mietvertragsabschlusses sei und zwar ungeachtet der Tatsache, dass der Mieter die operative Verantwortung für den Hotel-Betrieb übernimmt und beim Hotel-Mietvertrag (anders als bei der Hotel-Pacht) auch Eigentümer des in das Mietobjekt eingebrachten FF&E ist. Es geht aus Sicht der Vermieter um die Absicherung von Mieteinnahmen, getragen von dem Gedanken, dass ein Hotelbetreiber (Mieter) nur dann in der Lage ist, den Hotelbetrieb erfolgreich zu führen und die vereinbarte Miete zu erwirtschaften, wenn eine Qualitätssicherung bezogen auf das FF&E erfolgt und dieses während des Mietverhältnisses insbesondere auf einem bestimmten Niveau gehalten wird. Ohne Rücklagenverpflichtung sei insbesondere das Risiko erhöht, dass Hotelbetreiber an diesem Kostenblock sparen werden (insbesondere wenn es auf das Ende der Mietzeit zugeht).

Richtwerte zur Höhe der FF&E Rücklagenbildung

Orientiert an allgemeinen Richtwerten werden FF&E-Rücklagen von durchschnittlich 3 % des Jahresumsatzes p.a. vom Mieter verlangt (ggfs. auch gestaffelt nach Betriebsjahren, also z.B. niedrigerer Prozentsatz in der Anfangsphase, der sich dann während des Fortschreitens der Betriebsjahre erhöht). Häufig wird die Einrichtung eines verpfändeten Rücklagenkontos verlangt (teilweise auch die Verpflichtung zur Vornahme bilanzieller Rückstellungen).

Nachteile der FF&E Rücklagenbildung

Mit der Forderung der Rücklagenbildung greifen Vermieter nicht unerheblich in die operative Geschäftsführung des Hotelmanagements ein, was von Mietern häufig als Einschränkung empfunden wird. Man denke z.B. daran, dass ein Hotelbetreiber, der das Hotel (einschließlich Zimmer) während der Mietzeit umfassend renoviert und neu ausstattet, in dem Jahr, in welches die Modernisierungsmaßnahme fällt, regelmäßig deutlich mehr als 3 % des Netto-Jahresumsatzes in das FF&E investieren wird. In den Folgejahren (nach der umfassenden Modernisierung) könnte ein solcher Hotelbetreiber dann aber ggfs. ein Interesse daran haben, in einem etwas geringeren Umfang Investitionen am FF&E vorzunehmen und stattdessen in andere Bereiche zu investieren. Eine erfolgreiche Betriebsführung wird nicht nur von der Qualitätssicherung des FF&E abhängen sondern diese wird auch von anderen Faktoren (wie Personal, Werbung, etc.) nicht unerheblich beeinflusst. Folglich könnte nach einer umfassenden Renovierung das Bedürfnis bestehen, in den Folgejahren verstärkt in andere Faktoren zu investieren. Eine starre Regelung zur Rücklagenverpflichtung würde solche flexiblen Betriebsführungen jedoch stark einschränken. Geld wird ggfs. an Stellen gebunden, wo es akut nicht benötigt wird, während es für andere und für die erfolgreiche Betriebsführung ebenso notwendige Maßnahmen in einzelnen Jahren fehlt.

Lösungsvorschlag: Flexible Vertragsgestaltung bei der FF&E Qualitätssicherung

Um einen sinnvollen Ausgleich der Vermieterinteressen einerseits und der Mieterinteressen andererseits zu schaffen, könnte es sich daher durchaus lohnen, nach flexibleren Gestaltungsmöglichkeiten zu suchen (keine starre jährliche Rücklagenbildung). Als Gestaltungsmöglichkeit kommt z.B. in Betracht:

  • Festlegung von Instandhaltungszeiträumen, innerhalb derer sich der Mieter gegenüber dem Vermieter verpflichtet, Instandhaltungs-, Instandsetzungs- und/oder Erneuerungs- und Ergänzungsmaßnahmen am FF&E in einem Umfang vorzunehmen, der einer durchschnittlichen jährlichen Instandhaltung von x % des Netto-Jahresumsatzes (Instandhaltungsquote) des vertragsgegenständlichen Hotel-Betriebs entspricht.

In diesen Fällen wäre der Mieter nicht gezwungen, nach Maßgabe einer starren Quote jährlich Rücklagen zu bilden, sondern er könnte flexibler auf Instandhaltungsbedarf reagieren. Besonders interessant wird dieses Modell für Mieter sein, die mehrere Hotels einer Hotelkette betreiben und nicht jährlich in gleichem Umfang in jedes der verschiedenen Hotels investieren möchten, sondern Investitionen dort tätigen möchten, wo sie tatsächlich in diesem Jahr notwendig sind. Bei Übernahme einer solchen flexibleren Instandhaltungsverpflichtung innerhalb eines festzulegenden Instandhaltungszeitraumes wäre dem Sicherungsbedürfnis des Vermieters ebenfalls Genüge getan, denn der Vermieter würde durch entsprechende Vertragsgestaltung auch bei einer solchen Alternativregelung sicherstellen, dass innerhalb des Instandhaltungszeitraumes in das FF&E des jeweiligen Hotels investiert würde und könnte Sanktionen für den Fall vorsehen, dass gegen die Investitionsverpflichtung von Seiten des Mieters verstoßen wird.

  • Um dem Vermieter zusätzlich Sicherheit zu geben, könnte man auch daran denken, dass der Mieter in regelmäßigen Abständen Instandhaltungspläne für das FF&E erstellt, in welchen Kostenbudgets für Instandhaltung, Instandsetzung, Ergänzung und/oder Erneuerung des FF&E für bestimmte Zeiträume vorgesehen werden, die dem Vermieter dann jeweils entsprechend offenzulegen sind.
  • Einbeziehung des SOE in die „FF&E- Instandhaltungsquote“. Beim SOE handelt sich um das small operating equipment, wie z.B. Besteck, Geschirr, Gläser, Blumenschmuck, Vasen, Bilder, etc.

Eine flexiblere Gestaltungsmöglichkeit hilft letztendlich beiden Vertragsparteien, insofern sie dem Mieter die Möglichkeit gibt, im stärkeren Maße auf tatsächlichen Investitionsbedarf zu reagieren, was letztendlich auch dem Vermieter nützt, weil eine erfolgreiche Betriebsführung nicht unbedingt dadurch sichergestellt wird, dass starre FF&E Instandhaltungsrücklagen gebildet werden. Eine erfolgreiche Betriebsführung und Qualitätssicherung und damit verbunden auch eine Sicherung der Mieteinnahmen kann gleichermaßen dadurch erreicht werden, dass finanzielle Mittel betriebswirtschaftlich sinnvoll eingesetzt werden, was aber voraussetzt, dass dem Mieter in seiner Betriebsführung auch der dafür notwendige Freiraum eingeräumt wird.

Autorin

  • Mietrecht
  • Prozessführung und Schiedsverfahren
  • Immobilienrecht